Руководство

Хранение, хранение и уничтожение документов

Руководство для сотрудников паспортного стола Ее Величества о документах, которые не могут быть возвращены клиентам

Из: Паспортный стол Ее Величества: Хранение, хранение и уничтожение документов, какие документы не возвращают в Англии: Паспортный стол Ее Величества
Опубликовано: 13 января 2012 г.
Последнее обновление: 9 ноября 2021 г. — Посмотреть все обновления

Документы

Хранение, хранение и уничтожение документов (доступная версия)

HTML

Хранение, хранение и уничтожение документов

PDF , 255 КБ , 17 страниц

Этот файл может не подходить для пользователей вспомогательных технологий.

Запросите доступный формат.

Подробности

Это руководство сообщает персоналу паспортного стола Ее Величества, как обращаться с британскими или иностранными документами, которые мы не можем вернуть клиенту, поскольку мы потеряли с ними связь.

Опубликовано 13 января 2012
г. Последнее обновление 9 ноября 2021 г. + показать все обновления

Связанный контент

Льготные паспорта
Биометрические паспорта

Коллекция

Паспортный стол Ее Величества: паспортная политика

Исследуйте тему

паспорта
Равенство, права и гражданство

Хранение, хранение и уничтожение документов (доступная версия)

Обновлено 9 ноября 2021 г.

Содержание

О: Хранение, хранение и уничтожение документов
Хранение и уничтожение документов
Как отправить невостребованные документы в архивную бригаду
Как запросить документы в архив
Как команда архива поступает с невостребованными документами
Что делать с архивными документами

О: Хранение, хранение и уничтожение документов

немедленно вернуть заграничный паспорт в орган, выдавший его
незамедлительно вернуть банковские карты, банковские книжки и чековые книжки в выдавшую их организацию
архивировать документы клиента и:
- как мы ведем учет этих документов
- что мы делаем с документами, которые мы хранили 1 год
- что мы делаем, если архивируем документы в связи с кризисным событием
- как уничтожить документы, которые мы хранили 1 год

Руководство также сообщает персоналу, как запрашивать документы из хранилища и как отвечать на вопросы клиентов о документах, которые мы храним. Если вы имеете дело с приложением в системе обработки цифровых приложений, см. Служба управления документами — долговременное хранение.

Контакты

Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу руководства, и ваш непосредственный руководитель или старший сотрудник, ведущий ваше дело, не может вам помочь или вы считаете, что в руководстве есть фактические ошибки, отправьте электронное письмо по адресу «Руководство и качество, операционные стандарты».

Если вы заметили какие-либо ошибки форматирования в этом руководстве (неработающие ссылки, орфографические ошибки и т. д.) или у вас есть какие-либо комментарии по поводу макета руководства или навигации по нему, вы можете отправить электронное письмо в раздел «Руководство и качество», «Операционные стандарты».

Публикация

Ниже приведена информация о том, когда была опубликована эта версия руководства:

версия 6.0
опубликовано для сотрудников Министерства внутренних дел 1 ноября 2021 г.

Изменения по сравнению с последней версией этого руководства

Этот документ был обновлен до:

объяснять, когда экзаменаторы отправляют документы в архив, они не должны редактировать информацию в них
включить банковские выписки в качестве документа, который команда архива должна хранить в течение года, а затем уничтожить их

Хранение и уничтожение документов

В этом разделе сообщается персоналу паспортного стола Ее Величества, когда и почему мы будем хранить документы клиентов. Он включает в себя то, как мы храним документы клиентов и как долго мы их храним, если не возвращаем их клиенту.

Мы архивируем (храним) определенные документы в течение 1 года, когда мы не можем вернуть их владельцу, а другие немедленно возвращаем в выдавший орган. Мы можем хранить документы дольше 1 года, если мы архивируем их во время известного кризисного события.

Мы храним невостребованные документы, например, потому что:

мы потеряли связь с заказчиком и отозвали его заявку
документы были возвращены нам без доставки:
- Королевская почта
- наши партнеры по доставке в Великобритании
- наши международные партнеры по доставке
- местные поставщики услуг
есть документы, которые мы не можем связать с приложением

Мы должны хранить все документы и корреспонденцию, отправленные клиентами в поддержку их заявления, включая ксерокопии документов.

Мы не должны хранить письма, адресованные в паспортный стол Ее Величества (например, сопроводительные письма или фотокопии документов, сделанные экзаменаторами или местными службами).

Чтобы решить, нужно ли архивировать документ или корреспонденцию, необходимо:

рассмотреть, было ли это важной частью процесса принятия решения об экзамене
решить, если бы (в процессе проверки) вы вернули его клиенту

Если это была важная часть процесса принятия решения о проверке или вы обычно возвращали документ клиенту, вы должны заархивировать его. Вы не должны изменять, удалять или изменять любую информацию в документе, который вы отправляете в архив.

Вы не должны архивировать британский паспорт клиента, отправленный нам в качестве восстановленного документа (например, из полиции, иммиграционной службы или нашей службы безопасной доставки). Вы должны отправить его команде Lost, Stolen and Recovered, которая занимается восстановлением паспортов (с сопроводительной запиской). Они обновят Основной Индекс и уничтожат паспорт.

Как мы работаем с архивными документами

Все сотрудники паспортного стола Ее Величества должны убедиться, что мы надежно записываем и храним документы, которые мы не можем вернуть их владельцу.

Если мы храним документы в течение 1 года и клиент не востребовал их, мы вернем документы в орган, выдавший их, или надежно уничтожим их. Вы должны посмотреть , что делать с заархивированными документами , чтобы подтвердить, что делать с документами клиента.

Работая с документами таким образом, мы:

снизить вероятность мошенничества
защитить документы
свести к минимуму воздействие на хранение документов
вести учет всех возвращенных нам документов

Как мы ведем учет невостребованных документов

Мы записываем все невостребованные документы в электронную таблицу, называемую «таблицей сохраненных документов». Группа в каждом офисе (известная в данном руководстве как «группа архивирования») отвечает за архивирование невостребованных документов клиентов и ведение электронной таблицы.

Команда архиваторов должна использовать сохраненную электронную таблицу документов для записи архивных документов:

хранится у архивной группы
вернулся к своему владельцу
возвращаются экзаменаторам или органам, выдавшим
уничтожен через 1 год

Ответственность за сохраненную электронную таблицу документов

Офицер по связям с безопасностью несет ответственность за сохраненную электронную таблицу документов, он должен:

предоставить сотрудникам офиса KIM (управление знаниями и информацией) разрешение на доступ к сохраненной электронной таблице документов
убедитесь, что сохраненная электронная таблица документа:
- поддерживается правильно
- доступ только уполномоченному персоналу
проводить выборочные проверки сохраненной электронной таблицы документов
убедитесь, что команды архиваторов заполнили сохраненную электронную таблицу документов
убедитесь, что записи показывают четкий контрольный след

Это часть программы проверки безопасности группы обеспечения безопасности и подлежит проверкам.

Как отправить невостребованные документы в архивную бригаду

В этом разделе рассказывается персоналу паспортного стола Ее Величества, как отправлять невостребованные документы в группу архивирования, чтобы мы могли надежно хранить их.

Если вы отзываете заявление из-за того, что мы потеряли контакт с клиентом, вы, как экзаменатор, должны отправить документы и заявление на получение паспорта команде в вашем офисе, ответственной за архивирование невостребованных документов клиентов. В этом руководстве мы называем эти команды «командой архивирования».

Вы должны:

1. Заполните форму Архивные документы.

2. Выделите в форме маркером поле «Комментарии экспертов» и:

добавить название кризиса, если вы заархивировали приложение из-за кризисного события

3. Положить в кошелек приложения вместе с документами клиента.

4. Заполните архивный журнал, если он используется вашей исследовательской группой.

5. Поместите кошелек приложения в поле «Снято» вашей команды.

Сотрудник группы поддержки экзаменаторов должен ежедневно передавать архивный журнал команды, заявление и документы группе архиваторов.

Архивирование документов, возвращенных Royal Mail

Группа управления обслуживанием клиентов (CSMt) занимается документами клиентов, возвращаемыми нам Королевской почтой.

Если клиент не отвечает ни на какие попытки контакта со стороны членов CSMt, он должен:

1. Запечатайте конверт, чтобы ничего не выпало.

2. Прикрепите к конверту заполненную межведомственную этикетку для передачи. Они доступны в вашем стационарном шкафу.

3. Заполните форму Архивные документы.

4. Добавьте примечание к паспорту или примечание к делу в заявление или паспортную запись клиента. Например:

RM RETURN SUP DOCS – НЕВОЗМОЖНО СВЯЗАТЬСЯ С ПРИЛОЖЕНИЕМ. ССЫЛАЕТСЯ НА (НАЗВАНИЕ ОТДЕЛА ВЫДАЧИ) ДЛЯ АРХИВАЦИИ

5. Отправьте конверт внутренней почтой архивной бригаде паспортного стола, которая занималась оформлением паспорта.

Архивирование документов, возвращенных нашими партнерами по доставке

То, как мы архивируем документы, возвращенные нам нашими партнерами по доставке, будет зависеть от того, были ли документы отправлены по адресу в Великобритании или за границей.

Архивирование документов от партнеров по доставке в Великобритании

Когда наши партнеры по доставке в Великобритании возвращают документы группе доставки в Великобритании, команда доставки в Великобритании должна:

1. Добавьте к заявлению на получение паспорта отметку о деле или отметку в паспорте для подтверждения возврата документов.

2. Надежно храните документы в течение 12 недель.

Если в течение 12 недель не было запроса на возврат документов, команда доставки из Великобритании должна:

1. Проверьте систему управления приложениями (AMS), чтобы узнать, какой центр обработки приложений (APC) рассмотрел приложение.

2. Заполните форму Архивные документы.

3. Отправьте форму и документы группе архиваторов в APC, которая рассмотрела заявку.

4. Добавьте отметку в деле или отметку в паспорте, подтверждающую ваши действия.

Вы, экзаменатор, должны отправить:

вновь выданные британские паспорта центральной группе по утерянным, украденным и найденным (LSR), которые аннулируют их и сделают запись
аннулированные британские паспорта, не содержащие действующей визы, в конфиденциальные отходы
аннулированные или действующие британские паспорта (с действующей визой) в местную команду архивов

Архивирование документов от международных партнеров по доставке

Когда наши международные партнеры по доставке возвращают документы или британский паспорт, потому что они не смогли доставить их клиенту, команда международной доставки должна:

1. Зарегистрируйте документы в сохраненной электронной таблице документов.

2. Свяжитесь с клиентом по телефону или электронной почте (эти данные указаны в приложении на AMS).

3. Отправьте контактное письмо авиапочтой, если клиент не ответил в течение 2 недель.

Если нет ответа на контактное письмо, международная команда должна:

1. Проверьте AMS, чтобы увидеть APC, который исследовал приложение.

2. Заполните форму «Архивные документы» и отправьте ее группе архиваторов паспортного стола, в котором было рассмотрено заявление.

3. Отправить любой:

недавно выданные британские паспорта центральной команде LSR (чтобы они могли записать их как восстановленные и аннулированные)
аннулированные британские паспорта в конфиденциальные отходы
аннулированные или действующие британские паспорта с действующей визой для вашей местной архивной группы

4. Запишите все действия, которые они предприняли, в виде пометки в паспорте.

Архивирование документов, возвращенных нашими местными поставщиками услуг

Местный поставщик услуг должен сообщить вам (члену международной группы доставки), если он не может вернуть паспорт или документы клиента, потому что у клиента:

предоставил номер телефона в Великобритании (местные службы не используют их)
не отвечает на попытки связаться с местной службой

Вы должны:

1. Попробуйте связаться с клиентом по электронной почте, используя адрес электронной почты, указанный в заявке, и сообщить, что его документы ожидают получения.

через две недели после первого электронного письма вы должны позвонить им (если есть номер в Великобритании) и отправить еще одно электронное письмо.
еще через 2 недели необходимо отправить письмо авиапочтой

2. Уточните у клиента правильное имя лица, собирающего документы в Местной службе.

3. Сообщите покупателю, что если лицо, получающее паспорт, отличается от покупателя, лицо, получающее паспорт, должно иметь:

подписанное письмо-согласие от заказчика
контактный номер за границей

4. Отправьте эту информацию по электронной почте в местную службу, используя текущую контактную информацию местной службы.

Через 30 дней после получения Местным поставщиком услуг британского паспорта или любых подтверждающих документов Местный поставщик услуг должен:

1. Отправьте британский паспорт (и любые сопроводительные документы) группе международной доставки с помощью безопасной доставки или аналогичной службы.

2. По электронной почте или напишите клиенту, чтобы сообщить ему, что мы вернули его паспорт или документы в Великобританию.

Когда документы прибудут с командой международной доставки, вы должны снова попытаться связаться с клиентом.

Вы должны:

1. Попробуйте связаться с заказчиком, сказать ему, что его документы ждут сбора.

2. Уточните у клиента правильное имя лица, собирающего документы в Местной службе.

3. Сообщите заказчику, что если лицо, получающее паспорт, отличается от заказчика, лицо, получающее паспорт, должно иметь:

письмо-согласие от заказчика
контактный номер за границей

Если вы не можете связаться с клиентом, вы должны отправить документы в паспортный офис Ее Величества в Дареме для архивации .

Архивирование документов, не связанных с приложением

Если вы нашли документ, который не связан с приложением, вы должны:

поиск заявки на AMS по реквизитам в документе
связать документ с приложением

Если заявка принята к выдаче, необходимо вернуть документ заказчику, используя реквизиты в заявке.

Если документ нельзя связать с приложением, необходимо:

1. Заполните форму Архивные документы.

2. Положите его в пластиковый бумажник вместе с любыми другими документами, относящимися к клиенту.

3. Заполните журнал архивов вашей команды (если он у вас есть).

4. Положите пластиковый бумажник в ящик «Снято» вашей команды.

Как запросить документы в архив

В этом разделе рассказывается персоналу паспортного стола Ее Величества, как получить документы клиента из архива, если клиент просит нас вернуть их, клиент повторно подает заявку или они нужны нам для соответствующего приложения.

Клиент может связаться с экспертом напрямую или с нашим CSMt, чтобы попросить нас вернуть его документы. Экзаменатор или CSMt должны попросить клиента отправить письменный и подписанный запрос на возврат его документов. Они могут отправить письмо по электронной почте в виде вложения, используя адрес электронной почты, указанный в форме заявки.

Если имя или адрес, указанные в письме, отличаются от указанных в заявлении, вы должны запросить подтверждение изменения имени или нового адреса.

Когда вы получите письменный запрос, вы должны найти:

1. Заявка заказчика на Главном Индексе.

2. Центр обработки заявок (ЦОД), который архивировал документы клиента

если заявка клиента была обработана в системе DAP (Digital Application Processing), см.: Служба управления документами: долгосрочное хранение

CSMt будет:

1. Отправьте отсканированную копию письма по электронной почте в группу связи с клиентами (CSLt) в правильном APC и попросите их вернуть сохраненные документы клиенту.

2. CSLt организует изъятие документов из хранилища и возврат их заказчику.

Вы, CSLt или экзаменатор, должны:

заполните форму запроса архива и отправьте ее по электронной почте группе архивов, ответственной за невостребованные документы (если только группа архивов не находится в CSLt)

Архивная команда заберет документы клиентов из хранилища и передаст их вам.

Когда вы получаете документы от архивной группы, вы должны:

1. Верните документы, следуя инструкциям по отправке паспортов и документов.

2. Верните документы безопасной доставкой после оплаты.

3. Включите письмо, чтобы сообщить клиенту, что документы находятся в конверте.

4. Добавьте примечание к делу или примечание к паспорту в запись основного указателя клиентов (если возможно), чтобы отметить, что вы вернули им документы (с указанием того, какие документы вы им вернули).

Если у нас больше нет документов клиента

Если клиент запрашивает документы, которых у нас больше нет, вы должны:

1. Отправьте правильное складское письмо о том, что мы уничтожили или вернули документы в выдавший их орган.

2. Обратитесь к руководству по жалобам, если клиент хочет подать жалобу.

Как команда архива поступает с невостребованными документами

В этом разделе сотрудники паспортного стола Ее Величества, работающие в группах, ответственных за архивирование невостребованных документов клиентов (известных в данном руководстве как группы архивирования), сообщают, как архивировать (хранить) невостребованные документы клиентов. Он включает в себя, как идентифицировать и отправить документы, которые вы должны немедленно вернуть в орган, выдавший их.

Для архивации документов клиента вы, как сотрудник архивной группы, должны:

1. Проверить правильность заполнения Архивной формы и соответствие полученных документов документам в форме.

2. Впишите свои инициалы в Архивную форму, чтобы подтвердить правильность документов, и распишитесь в архивной книге экзаменационных комиссий (при необходимости).

3. Бланки заявлений на получение паспорта, пустые конверты и корреспонденцию, не записанную в форме Архива, сдать в конфиденциальные отходы.

4. Обновите сохраненную электронную таблицу документов, чтобы подтвердить:

номер заявления
имя и фамилия клиента
дата, когда архивная команда получила документы
полученные документы
серийные номера документов

5. Отделите те документы, которые вы должны немедленно вернуть в орган, выдавший их .

6. Напишите в Архивной форме:

дата, когда архивная команда получила документы
дата пересмотра 1 год в будущем

7. Поместите документы в пластиковый бумажник и поместите форму Архива впереди.

8. Добавьте отметку о деле или отметку в паспорте в системе выдачи паспортов к правильному заявлению или паспортной записи, чтобы подтвердить получение документов.

9. Храните пластиковый бумажник, архивную форму и документы клиента в специально отведенном архивном месте, упорядоченном по дате (используя дату получения архивной группой документов).

Немедленный возврат документов в выдавший орган

Когда вы получаете невостребованные документы в свою архивную команду, вы должны проверить документы и отделить те, которые вы должны вернуть в орган, выдавший их. Вы должны:

1. Найдите в Интернете адрес правильного иностранного посольства или финансового учреждения, которому вы должны вернуть документы.

2. Составьте письмо для отправки с документами и вложите письмо и документы в конверт на имя посольства или финансового учреждения.

3. Сделайте пометку в сохраненной электронной таблице документа:

вы вернули документы в выдавший орган
какие документы вы вернули

Паспортный стол Ее Величества: Хранение, хранение и уничтожение документов, какие документы не возвращают в Англии Изменить название

Хранение, хранение и уничтожение документов

Документы

Хранение, хранение и уничтожение документов (доступная версия)

Хранение, хранение и уничтожение документов

Подробности

О: Хранение, хранение и уничтожение документов

Контакты

Публикация

Изменения по сравнению с последней версией этого руководства

Хранение и уничтожение документов

Как мы работаем с архивными документами

Как мы ведем учет невостребованных документов

Ответственность за сохраненную электронную таблицу документов

Как отправить невостребованные документы в архивную бригаду

Архивирование документов, возвращенных Royal Mail

Архивирование документов, возвращенных нашими партнерами по доставке

Архивирование документов от партнеров по доставке в Великобритании

Архивирование документов от международных партнеров по доставке

Архивирование документов, возвращенных нашими местными поставщиками услуг

Архивирование документов, не связанных с приложением

Как запросить документы в архив

Если у нас больше нет документов клиента

Как команда архива поступает с невостребованными документами

Немедленный возврат документов в выдавший орган

Немедленный возврат документов в выдавший орган

Как управлять областью архивирования

Как быть с запросом документов

Как работать с документами клиента на хранении

Как быть с документами, которые мы хранили в архиве 1 год

Как вести журнал возврата и уничтожения

Как уничтожить документы

Что делать с архивными документами

Какие документы необходимо немедленно вернуть в выдавший орган

Какие документы необходимо вернуть в выдавший орган через 1 год

Документы, которые необходимо уничтожить через 1 год

Вид документа	Что делать
Банковские карты, банковские книжки и чековые книжки, выданные британским банком или строительным обществом	Немедленно вернуть в банк-эмитент
Иностранная валюта	Отправить в финансовый отдел
Заграничный паспорт и иностранные удостоверения личности	Отправьте в соответствующее посольство или консульство в Великобритании (адрес см. в списке иностранных посольств в Великобритании Министерства иностранных дел и Содружества )

Вид документа	Отправить их в
Британский паспорт	Команда HM Passport Office по утерянным, украденным и найденным предметам
НО Проездные документы	См. руководство по проездным документам Министерства внутренних дел.
DVLA выдало водительские права Великобритании	DVLA Swansea с биржевым письмом
Документы о смене имени, установленные законом декларации, аффидевиты	Адвокат, указанный в документе. Если имя адвоката не указано или написано неразборчиво, уничтожьте документы
Уход и судебные приказы	Судебный орган по приказу
Проездные билеты	Орган выдачи (если действителен) - если срок действия истек, уничтожить его
Студенческие билеты или документы	Университет или колледж, указанный на карточке
Иностранные свидетельства о рождении или семейные книги	Правильное посольство или консульство в Великобритании с заполненным пустым письмом на возврат (адрес см. в списке иностранных посольств в Великобритании в списке иностранных посольств и стран Содружества )
Зарубежные свидетельства о браке или свидетельства о гражданском партнерстве	Правильное посольство или консульство в Великобритании с заполненным пустым письмом на возврат (адрес см. в списке иностранных посольств в Великобритании в списке иностранных посольств и стран Содружества )
Свидетельство об иностранном усыновлении	Правильное посольство или консульство в Великобритании с заполненным пустым письмом на возврат (адрес см. в списке иностранных посольств в Великобритании в списке иностранных посольств и стран Содружества )
Иностранные водительские права	Правильное посольство или консульство в Великобритании с заполненным пустым письмом на возврат (адрес см. в списке иностранных посольств в Великобритании в списке иностранных посольств и стран Содружества )
Иностранный суд и судебные приказы	Правильное посольство или консульство в Великобритании с заполненным пустым письмом на возврат (адрес см. в списке иностранных посольств в Великобритании в списке иностранных посольств и стран Содружества )

Вид документа	Кем выдан	Что делать
Все свидетельства о рождении Великобритании	Англия и Уэльс	Разрушать
	Шотландия	Разрушать
	Северная Ирландия	Разрушать
свидетельство о браке в Великобритании	Англия и Уэльс	Разрушать
	Шотландия	Разрушать
	Северная Ирландия	Разрушать
свидетельство об усыновлении в Великобритании	Англия и Уэльс	Разрушать
	Шотландия	Разрушать
	Северная Ирландия	Разрушать
Британское консульское свидетельство о рождении	Министерство иностранных дел и по делам Содружества	Разрушать
Свидетельство о натурализации	Британские визы и иммиграция	Разрушать
Свидетельство о регистрации	Британские визы и иммиграция	Разрушать
Документы о смене имени, установленные законом декларации, аффидевиты		Вернитесь к указанному солиситору (если показано и ясно), в противном случае уничтожьте
Банковские выписки, выданные банком или строительным обществом		Разрушать
Банковские карты, банковские книжки и чековые книжки, выпущенные иностранным банком или строительным обществом		Разрушать
Проездные билеты		Уничтожить, если истек срок действия